一个深夜，刚刚入梦的我被一阵紧过一阵的手机铃声惊醒。“杨律师，不好意思，这么晚打扰你。我公司账户被法院冻结了，我想明天早晨约你谈。”来电话的是半年前认识的朋友A，他创立了一家以开发小区智能终端为主业的科技公司B，创业不到3年，业务红火，发展迅速。我请他简单地说明一下情况。
原来，他3个月前成功地竞争到一个业务，为四川某地的一个大型居住小区的家庭智能化项目提供家庭信息化智能终端设备及技术服务。从投标到签订合同均很顺利，百余万元的项目拿下来，即配备了一个项目组着手采购设备并派专人前往四川搭建平台，不久也顺利地收到了预付款。然而由于对方人事变动等原因，双方的配合出现了问题，项目进展也因此延误。“我们尽了很大努力，没想到对方竟然说我们违约，将我们告上法庭，还冻结我们的账户！”我感觉案情似乎不应当这么简单，于是我们约好次日上午带好全部相关资料再细谈。
第二天，A带来了对方的诉状和法院的应诉资料以及双方签订的合同。对方以B公司未按合同约定及时全面履行合同义务，不能按合同约定实现投标设计中承诺的全部功能，且对对方的催告置之不理，导致项目工期一再延误为由，请求解除所签合同，退还预付款28万余元，并赔偿经济损失32万余元。对此，A很不以为然，他认为在没收到对方预付款的情况下，已经组织设备采购，并派人携带搭建实验平台的设备前往四川，但是对方非常不配合，导致工作进展缓慢。而所谓不能实现承诺的功能更是无稽之谈，B公司承接了很多更为复杂的项目，质量均得到客户的认可。由于A并没有提供相关的证据材料，我无法对此作出判断，只好根据合同的约定、对方的诉状和A的陈述，为他列了一个证据清单，请他回去准备。
此后，根据A提供的线索，我指导、启发他们收集各种可能相关的证据。然而很遗憾，除了几份采购合同的传真件和飞机票、住宿发票外，再也没有任何有价值的证据了，只有一份情况说明，详细地描述了合同履行的全过程，但几乎没有可资证明的证据。根据我的直觉，我完全相信他们所讲的都是事实，然而客观事实只是客观事实，如果没有证据证明，他们就无法成为定案所依据的法律事实，除非对方承认。对此，我感到很无奈。
在庭审中，对方出示了很多证据，包括对方给B公司的公函、律师函等以及B公司的部分复函。对于这些函件，A多数表示认可，但是也有不曾见过甚至不曾知道的。幸运的是，对方代理人在诉讼过程中以及庭审时犯了一些低级错误，致使天平没有完全向其倾斜。最终该案在法院主持下调解结案，B公司几乎没有遭受损失，A对此很满意。
结案了，当事人很满意，但是我还是不得不讲，如果B公司的履约管理能稍好一些，结果会更好。从本案看，虽然合同中也有个别条款对B公司而言比较不利，但从合同整体看，双方的权利义务还是平衡的。但是履约管理的差异直接决定了纠纷处理的结果。由于对方拿出证据证明B公司确实延误了工期，而B公司却不能举证证明延误系对方不配合所造成，因此工期延误的违约责任须由B公司承担。如果B公司能够在履行过程中通过各种适当方式留下其努力履行合同的证据，结果会截然不同。对于功能的实现，双方竟然均不能提供当初投标时的设计方案，对方的主张因此失去依据，而B公司根据我的要求当庭展示了模拟系统，演示了相关设计功能，相信法官得到了足够的心理暗示，能够作出有利于B公司的判断。对于合同能否解除还是应当继续履行，对方出示了很多公函和律师函，其中包括根据合同约定为解除合同而设定的条件；然而B公司却只是针对一些技术细节回应了对方，并作出了真诚努力，对于能否解除合同这种重大选择却因没有职业敏感性而置之不理，致使对方可以根据合同法的规定解除合同。如果B公司接到律师函后也请律师作出相应的回复，或许可以避免这种尴尬的发生。然而，从来没有如果，只有现实。
随着人们法律意识的增强，很多公司已经重视合同的签订，在合同的谈判及签订的过程中，请律师参与，这很重要，但并不足够，让律师参与履约管理同样重要。对于很多项目而言，签订一个好的合同只是一个良好的开端，合同的履行才是真正重要的环节。项目合同往往履行过程较长，期间需要合同双方或者多方的配合，这固然需要在合同中详细约定相关细节，但更需要合同当事人根据实际情况以及合同的约定作出补充或者修改。因此，为保障项目合同能够顺利履行，合同当事人应当在合同签订后即指定专人（最好是法务或者律师）负责履约管理，包括妥善保管合同以及履行过程中所形成的任何文件，针对合同履行过程中出现的问题即时与合同对方协商解决方案并形成补充协议或者备忘录，签收对方送达的函件或者其他书面文件并作出相应的回应，等等。这样不仅能及时处理合同履行过程中出现的问题，保障合同如期、顺利履行，实现合同的目的，而且在处理合同纠纷时能够有理有据，不至于陷入被动。
(本文原载于《科技创业》2005年1月号)（选自《创业法律108问》，作者：杨春宝高级律师，电话：13901826830）
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杨春宝一级律师简介
杨春宝一级律师，大成上海高级合伙人、资本市场部主任、国资基金研究中心主任，大成中国区私募基金专业带头人、科技与文化法律研究中心联合牵头人。执业30余年，长期从事私募基金、投融资、并购重组法律服务，尤其对对赌研究颇深且具有非常丰富的实战经验，并专注于金融机构股权投资业务。2004年起多次入选The Legal 500"私募基金"和"公司与商业"等境内外各类律师榜单，代理的中国法院首例适用外国法律审理外国公司的董事损害小股东权益纠纷案入选上海高院发布的《上海法院域外法查明典型案例》和威科先行"要案头条"。入选上海涉外法律人才库、上海市司法局鼎新法治人才库、上海国有企业改制法律顾问团，具有上市公司独立董事任职资格，系多家知名高校的兼职教授或兼职研究生导师及上海市商务委跨国经营人才培训班讲师。出版《私募股权投资基金风险防控操作实务》等16本投融资法律专著。了解更多常见法律问题
合同履行过程中如何有效固定和保存证据？
合同履行中的证据固定是指将双方往来的通知、函件、催告、确认等行为以书面或电子形式留存，以证明义务履行情况。民事诉讼遵循“谁主张、谁举证”的规则，当事人对自己提出的主张负有举证责任。若一方主张对方违约，需提供相应证据；若主张免责或减责，同样需要证据支持。因此，履约证据是认定责任的关键。
本案中，B公司声称对方不配合导致延误，但除采购合同传真件和差旅票据外，没有提供对方不配合的书面证据，法院无法认定其主张。相反，对方出示了公函、律师函等文件，形成证据链。B公司只能当庭演示模拟系统来证明功能，却无法提供投标设计方案。由此可见，履约过程中保留对方不配合的催告回复、会议纪要、邮件记录等，足以影响案件走向。
企业应指定专人负责履约文件归档，按时间顺序建立合同履行档案，对重要沟通采用书面形式或邮件，签收对方函件后及时书面回复并留存送达凭证。涉及工期顺延或设计变更时，应要求对方签署确认单或补充协议，避免口头约定。若对方声称不配合，应向其发送催告函并保留快递单据，形成权利主张记录。
收到对方律师函或公函后企业应如何应对？
律师函或公函通常具有催告、主张权利、设定解除条件等法律意义。受函方若未予回应或未按函件要求行为，相关函件可能成为对方解除合同或追究违约责任的依据。法律上，催告后给予合理期限仍未履行，可能导致合同解除。因此，收到函件并非单纯通知，而是触发权利义务变动的关键节点，企业须审慎对待。
本案中，对方根据合同约定为解除合同发出多份公函和律师函，B公司仅针对技术细节回应，并作出真诚努力，却未对是否解除合同这一重大选择作出明确回应，也未请律师回复，致使对方依据合同法律规定主张解除合同更加顺畅。这暴露出B公司缺乏职业敏感性，未将律师函视为正式法律程序的一部分，最终在纠纷中处于被动。
企业收到律师函后，应立即交由法务或律师评估其法律意图，确定催告性质、期限及后果。在法定期限内书面回复，表明对问题的立场和补救措施，避免沉默。若函件主张解除合同，应审查解除条件是否成就，并保留异议证据。回复函应清晰、有据，必要时附上履约证明，同时留存快递底单与签收记录，以防对方主张已有效送达。
项目延误时如何证明对方不配合以避免承担违约责任？
违约责任通常以客观违约行为为认定基础，但法律允许当事人举证证明违约系对方原因所致。若一方未能提供协助或配合，导致工期延误，迟延方可以主张对方存在过错，从而减轻或免除自身责任。然而，该主张必须依靠有效证据，如书面催告、会议纪要、往来函件等，否则法院无法采信。
本案中，B公司认为延误是因对方人事变动和配合不力造成，但除了一份事后编写的情况说明外，没有留存对方不配合的证据。对方在诉讼中出示了证明B公司延误工期的材料，B公司因无法举证反驳，只能承担工期延误的违约责任。如果B公司在对方不配合时，能及时发送要求配合的书面通知并留存对方不予理睬的记录，结果将完全不同。
项目履约中，应建立日常沟通书面化机制，对关键节点和对方配合义务进行书面确认。当对方不提供必要条件或拖延决策时，应向其发出书面催告，明确要求配合事项和期限，并注明由此产生的工期顺延请求。保存所有函件、邮件、微信聊天记录及快递凭证，必要时由监理或第三方见证。同时签订补充协议或备忘录，将延误责任固定下来，避免事后争议。
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